Dal Preventivo al Progetto: il flusso automatico che elimina il doppio lavoro

Quante volte hai fatto un preventivo, il cliente lo ha accettato e ti sei ritrovato a ricopiare le stesse voci in un altro documento per creare il contratto? E poi ancora a riorganizzare tutto in un foglio Excel per assegnare le attività al team?

È uno di quei micro-sprechi operativi che sembrano normali fino a quando non smetti di farli. Negli studi di architettura italiani, questo passaggio manuale — preventivo → contratto → piano di lavoro — costa ore ogni settimana, su ogni commessa. Ore che non vengono fatturate a nessuno.

Nquadro è stato costruito esattamente per eliminare questo problema.

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Tutto parte dal listino

Prima di creare un preventivo, Nquadro richiede di impostare il listino — le attività che lo studio vende ai clienti, con i valori standard applicati normalmente. CILA, SCIA, progettazione preliminare, definitiva, esecutiva, direzione lavori: tutto quello che si fa, con il prezzo che ci si mette normalmente.

Se si parte da zero, il software carica un listino standard già pensato per studi di architettura, modificabile liberamente.

Accanto al listino c’è la sezione Task Standard: stessa logica, prospettiva diversa. Qui non si definisce quanto costa un’attività, ma come la si gestisce operativamente. Lo studio di fattibilità, ad esempio, può essere suddiviso in “Redazione report di fattibilità” e “Analisi normativa tecnica applicabile”. Tutto quello che si standardizza qui si ritrova già pronto su ogni nuovo progetto.

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Come si crea un preventivo in Nquadro

Quando arriva una nuova commessa, si accede al modulo Vendi, si crea il preventivo selezionando il cliente e si scelgono le voci dal listino. Il software calcola il totale automaticamente. I valori si possono modificare singolarmente o tramite moltiplicatore

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La configurazione team: sapere se i conti tornano prima di inviare

Si indica chi lavorerà al progetto e quante ore si stimano e Nquadro mostra subito se il totale del preventivo copre i costi del team, più il margine desiderato. Prima di mandare qualsiasi cosa al cliente, si sa già se i conti tornano.

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Preventivo accettato -> contratto automatico

Dopo l’accettazione, si cambia lo stato in “Accettato” e Nquadro genera automaticamente il contratto. Non si reinserisce nulla — tutte le informazioni sono già presenti.

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Le scadenza di pagamento: tre opzioni

• Per data fissa
• Per SAL — stato avanzamento lavori (es. al 10%, 50%, 100% del progetto)
• Al completamento di un task specifico — es. “Al completamento della CILA”

Da questo momento tutte le scadenze finiscono nella sezione dedicata, aggiornate automaticamente.

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Contratto firmato -> progetto gia strutturato

Una volta che il cliente firma, si cambia lo stato in “Firmato” e Nquadro crea automaticamente il progetto nel modulo Pianifica. Le attività sono già lì, suddivise esattamente come impostate nei Task Standard.

Questo è il punto in cui si capisce davvero il valore del flusso: non si ricrea nulla. Il lavoro fatto una volta — standardizzare listino e task — si replica automaticamente su ogni commessa.

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Le scadenze di pagamento si aggiornano da sole

Le scadenze con data fissa diventano “da fatturare” automaticamente quando arriva il giorno. Quelle legate al completamento di un task cambiano stato da sole quando il task viene chiuso.

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Meno cose da ricordare, meno rischio di perdere qualcosa

Con Nquadro il dato viene inserito una volta sola — nel preventivo — e poi fluisce automaticamente attraverso contratto, progetto e scadenze. Ogni commessa parte già strutturata, ogni pagamento è tracciato, ogni attività è assegnabile dal primo giorno.

Per gli studi che gestiscono diverse commesse contemporaneamente, questo non è un dettaglio. È la differenza tra una settimana passata a rincorrere documenti e una passata a progettare.

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