Listini, Task Standard e Pianificazione: come Nquadro organizza il lavoro del tuo studio

Uno dei problemi più comuni negli studi di architettura non è la mancanza di lavoro — è la difficoltà ad organizzarlo.

“Chi fa cosa, su quale commessa, con quante ore disponibili, entro quando?”

Quando si gestiscono 10 progetti in parallelo con un team di 3-4 persone, tenere tutto sotto controllo con Excel e WhatsApp diventa rapidamente insostenibile.

Nquadro affronta questo problema partendo dalla radice: non dall’assegnazione delle attività, ma dalla standardizzazione di come lo studio lavora.

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Il listino: quanto vale ogni attività

Il punto di partenza è il modulo Amministra, nella sezione Gestione Listini. Qui si costruisce il catalogo delle attività che lo studio vende ai clienti — CILA, SCIA, progettazione preliminare, definitiva, esecutiva, direzione lavori, APE — con il valore standard applicato normalmente.

Per ogni voce si può inserire la descrizione che comparirà nel preventivo e, se si lavora con prezzi variabili, un campo complessità.

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Come evolve il listino nel tempo

Il valore inserito è quello applicato oggi. Con il tempo, tracciando i costi reali commessa dopo commessa, si capisce se è il caso di aggiustarlo — un tema che emerge chiaramente quando si utilizza il modulo Analizza.

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I Task Standard: come si gestisce ogni attività operativamente

Accanto al listino c’è la sezione Task Standard. Stessa voce, prospettiva diversa: qui non si definisce quanto costa un’attività, ma come la si gestisce operativamente.

Ogni voce del listino può essere suddivisa in sotto-attività. Lo studio di fattibilità, ad esempio, diventa “Redazione report di fattibilità” e “Analisi normativa tecnica applicabile”. Tutto quello che si standardizza qui si ritrova già pronto su ogni nuovo progetto.

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Dal cronoprogramma all’assegnazione

Una volta che il contratto è firmato e il progetto è creato automaticamente, si accede al modulo Pianifica. Le attività della commessa sono già strutturate secondo i Task Standard configurati.

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Il cronoprogramma (Gantt)

Il primo strumento è il Cronoprogramma. Si assegnano le date di inizio e fine a ogni macroattività, costruendo la timeline della commessa. Particolarmente utile quando si gestiscono più commesse contemporaneamente.

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La schedulazione: assegnare il lavoro alle persone

Nella Schedulazione si assegnano concretamente le attività alle persone del team, con il carico di lavoro già visibile nella stessa schermata.

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La stima oraria automatica

Quando si assegna un’attività a qualcuno, Nquadro calcola automaticamente quante ore ha quella persona per completarla rimanendo nei costi. Assegnando la stessa attività a un architetto senior e a un junior, le stime saranno diverse: 7 ore per il senior, 10 ore per il junior. Non è un giudizio sulla velocità — è il tempo disponibile per mantenere la marginalità prevista.

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Il carico di lavoro: chi ha spazio e chi è al limite

Il carico di lavoro di ogni membro del team è visibile in tempo reale, settimana per settimana, espresso in percentuale. Se qualcuno è già al 90% a marzo mentre un altro è al 30%, lo si vede subito — e si può riequilibrare prima che il problema diventi un ritardo.

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La board personale: dove il lavoro diventa operativo

Ogni membro del team trova le proprie attività in una board personale, visualizzabile come Kanban o come lista. Da lì si compilano i rapportini delle ore, si aggiungono note, si creano to-do list, si allegano documenti e si commentano le attività taggando i colleghi.

Tutta la comunicazione del progetto resta tracciata e collegata al contesto giusto. Niente email sparse, niente messaggi WhatsApp che si perdono.

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